Trước hết, để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ: văn phòng đại diện là gì, có chức năng như thế nào, hồ sơ thành lập gồm những giấy tờ gì và trình tự, thủ tục thực hiện ra sao. Nhằm giúp quý khách hàng có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về vấn đề này, Dương Trí Luật trân trọng gửi đến quý khách bài viết dưới đây.
Văn phòng đại diện là gì?
1. Khái niệm văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các công việc liên quan đến bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh.
2. Ưu điểm và hạn chế của văn phòng đại diện
-
Văn phòng đại diện có con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng, phục vụ cho các hoạt động nội bộ như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.
-
Do không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng thương mại với khách hàng, đối tác; đồng thời không phải thực hiện nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật.
-
Văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu, nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp; phù hợp với các ngành nghề dịch vụ như tư vấn du học, xuất khẩu lao động, du lịch…
-
Văn phòng đại diện có thể được thành lập tại cùng hoặc khác tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Tên văn phòng đại diện
-
Tên văn phòng đại diện được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu theo quy định.
-
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
-
Tên văn phòng đại diện phải được gắn tại trụ sở văn phòng; trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu và ấn phẩm phát hành, tên văn phòng đại diện phải được trình bày với kích thước nhỏ hơn tên doanh nghiệp.
2. Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
Trụ sở văn phòng đại diện phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng, đầy đủ các thông tin theo quy định như số nhà, đường/phố, phường/xã, tỉnh/thành phố; kèm theo số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
3. Người đứng đầu văn phòng đại diện
Các đối tượng sau không được làm người đứng đầu văn phòng đại diện:
-
Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật;
-
Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong lực lượng Công an nhân dân Việt Nam;
-
Cán bộ quản lý trong doanh nghiệp 100% vốn nhà nước (trừ trường hợp được cử làm đại diện theo ủy quyền);
-
Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;
-
Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
-
Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ bao gồm:
-
Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
-
Quyết định thành lập văn phòng đại diện của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp;
-
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với loại hình doanh nghiệp có yêu cầu);
-
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu người này không phải là người đại diện theo pháp luật);
-
Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
-
Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
-
Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).
Trình tự các bước nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo đúng mẫu và quy định pháp luật, phù hợp với loại hình doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến
Hồ sơ được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi của chuyên viên để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ (nếu có).
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
Bước 4: Khắc dấu văn phòng đại diện
Doanh nghiệp tiến hành khắc dấu để phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Dương Trí Luật
Thời gian thực hiện
Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Dương Trí Luật được tính từ khi khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ:
-
Soạn thảo hồ sơ: 01 ngày làm việc;
-
Nộp hồ sơ trực tuyến: 01 ngày làm việc;
-
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (bản điện tử): 03 ngày làm việc;
-
Khắc dấu: 01 ngày làm việc.
Tổng thời gian: 06 ngày làm việc.
Dương Trí Luật cam kết đồng hành cùng quý khách hàng với sự chuyên nghiệp, uy tín và tận tâm. Sự hài lòng của khách hàng chính là giá trị cốt lõi mà chúng tôi luôn hướng tới.
