Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Nhằm tạo điều kiện cho thương nhân nước ngoài mở rộng hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu và tìm kiếm cơ hội hợp tác tại Việt Nam, pháp luật Việt Nam đã ban hành các quy định cho phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Để giúp thương nhân nước ngoài hiểu rõ hơn về điều kiện, thủ tục và các lưu ý pháp lý liên quan, Công ty Luật Dương Trí Luật trân trọng chia sẻ nội dung tư vấn chi tiết dưới đây.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

• Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp;

• Thời hạn hoạt động còn lại của thương nhân nước ngoài tối thiểu 01 năm, tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp phép;

• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

• Trường hợp nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu do Bộ Công Thương ban hành, có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài;

• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

• Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ tài chính, thuế trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;

• Bản sao hộ chiếu hoặc CMND/CCCD (đối với người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện, bao gồm:

  • Hợp đồng thuê địa điểm hoặc thỏa thuận thuê địa điểm;

  • Giấy tờ pháp lý liên quan đến địa điểm theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan.

3. Thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện

• Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện (đối với địa điểm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao);

• Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao đối với trường hợp văn phòng đại diện đặt trong các khu vực này.

4. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến cơ quan có thẩm quyền cấp phép nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra tính hợp lệ và yêu cầu bổ sung (nếu có). Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện tối đa một lần.

Bước 3: Cấp giấy phép

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp hoặc từ chối cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

5.1. Thời hạn giấy phép

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài.

5.2. Quy định về tên văn phòng đại diện

• Tên được viết bằng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu hợp pháp;

• Phải bao gồm tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;

• Tên văn phòng đại diện phải được gắn tại trụ sở và thể hiện trên các giấy tờ giao dịch theo đúng quy định pháp luật.

5.3. Phạm vi hoạt động

Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, chỉ thực hiện chức năng:

• Văn phòng liên lạc;

• Nghiên cứu thị trường;

• Xúc tiến, thúc đẩy cơ hội đầu tư và hợp tác kinh doanh cho thương nhân nước ngoài.

6. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của Dương Trí Luật

 Nội dung dịch vụ

• Tư vấn đầy đủ điều kiện, quy trình và các vấn đề pháp lý liên quan;

• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;

• Đại diện theo ủy quyền làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, bổ sung hồ sơ khi cần thiết;

• Tư vấn các thủ tục pháp lý phát sinh sau khi được cấp giấy phép.

Dương Trí Luật – Đồng hành pháp lý, bảo vệ quyền lợi bền vững cho doanh nghiệp.